Intensieve, prettige samenwerking leidt tot metamorfose Bolduc Office Center

In ’s-Hertogenbosch koos het projectteam dat werkt aan de verbetering van het kantorencomplex Bolduc Office Center bewust voor een andere aanpak. Transparante communicatie en vertrouwen zorgden ervoor dat het team, dat uit 4 partijen bestaat, tot een intensieve, maar prettige samenwerking kon komen. Kwaliteit vormde hierbij het nieuwe uitgangspunt.

In 1995 werd het kantorencomplex Bolduc Office Center in ’s-Hertogenbosch opgeleverd. Het zakencomplex bestond uit vier verschillende gebouwen (A, B, C en D) waarvan één een bijzondere bestemming kreeg. De bekende sterrenkundige en televisiepresentator Chriet Titulaer introduceerde in dit gebouw zijn visie op het werken van de toekomst; het nu wijdverspreide flexwerken. Het kantoorgebouw kreeg de veelzeggende naam ‘Het Kantoor van de Toekomst’.

Een jaar na de oplevering van het Bolduc Office Center nam één van de pensioenfondsen, waar Syntrus Achmea Real Estate & Finance voor werkt, het zakencomplex in eigendom. Maar naarmate de jaren verstreken, leek de glans van het kantorencomplex langzaam te verdwijnen.

Een aantal jaar terug vertrokken enkele huurders en kwam het gebouw deels leeg te staan. Hierop besloot de eigenaar het Bolduc Office Center een flinke make-over te geven.

Inventariseren verbeterpunten

Jeroen Rutsen, Technical Manager Healthcare and Office Investments bij Syntrus Achmea Real Estate and Finance, geeft aan dat zijn bedrijf de gedeeltelijke leegloop van het Bolduc Office Center aangreep om de positieve kanten en de verbeterpunten van het kantorencomplex in kaart te brengen.

‘We huurden een communicatiebureau in om de vertrekkende en blijvende huurders te interviewen. Daarbij vroegen we hen wat ze goed en wat ze minder goed vonden aan het Bolduc Office Center. Dit leverde hele verhelderende antwoorden op. Zo weten we nu dat onze huurders prijs stellen op een prettige en persoonlijke buitenomgeving, genoeg parkeerplaatsen en duidelijke bewegwijzering.’

Zichtbare en onzichtbare verbeteringen

De 3 voorbeelden die Rutsen opnoemt, zijn duidelijk meegenomen in de vernieuwing van het kantorencomplex en het omliggende terrein. Een hoogwaardige tuinaanleg en terreininrichting met veel groen en zitgelegenheden, groene daken en een muur van klimop rondom de parkeerplaatsen zorgen nu voor een fijn aangezicht van de omgeving. Diverse borden wijzen bezoekers van Bolduc de weg en elk gebouw is herkenbaar aan zijn eigen letteraanduiding, die al van verre te lezen is.

Maar niet alleen de zichtbare onderdelen van het zakencomplex zijn aangepakt. Om het ‘Kantoor van de Toekomst’ van toen weer de uitstraling te geven van een kantoor voor de toekomst, moest er meer gebeuren. De gebouweigenaar vroeg aan Kuijpers om, samen met adviseurs, het gebouw ook installatietechnisch aan te pakken.

Oude bekenden

Het is niet de eerste keer dat Kuijpers installatiewerkzaamheden uitvoert in het Bolduc Office Center. ‘Circa 10 jaar geleden vroeg Syntrus Achmea ons om de vierde verdieping van gebouw A te revitaliseren’, aldus Wilco van den Heuvel, vestigingsleider bij de vestiging van Kuijpers in ’s-Hertogenbosch. ‘Toen was er al de samenwerking met vb&t Vastgoedmanagement’, zegt Van den Heuvel, terwijl hij knikt naar Ron Ramakers, Technisch Manager bij vb&t.

‘Vanuit onze rol als vastgoedbeheerder regelen wij het beheer van het kantorencomplex van A tot Z’, geeft Ramakers aan. Daarbij hoort ook het aansturen van Kuijpers en het contact met Sweco, de partij die de prestaties van het warmte-koudeopslagsysteem (wko) optimaliseert.

‘Eilandjescultuur’

Het in balans krijgen van het wko-systeem op het terrein van het Bolduc Office Center was volgens alle betrokken partijen ook direct de grootste uitdaging van het samenwerkingsproject. Rutsen: ‘De partij waar we eerder mee samenwerkten voor het goed laten presteren van het wko-systeem, deelde de informatie van het systeem niet. Doordat zij zaken afschermden, wisten wij niet wat er aan de hand was. En we bleven zitten met een onbalans.’

Om het wko-systeem beter te laten presteren, vroegen Syntrus Achmea en Kuijpers ingenieursadviesbureau Sweco om raad. Peter van Dyck, senior energie-adviseur bij Sweco Nederland, herinnert zich goed dat er destijds tussen de samenwerkende partijen een ‘eilandjescultuur’ heerste. ‘Daar hebben we toen direct een eind aan gemaakt’, zegt Van Dyck.

Het roer om

In een vergadering besloten de projectmedewerkers van de 4 betrokken bedrijven om het helemaal anders aan te pakken. ‘Zowel bij het aansturen van de wko-installatie als voor de onderlinge samenwerking zijn we transparanter gaan werken, legt Jesper Vonk uit. De exploitatiemanager van Kuijpers is verantwoordelijk voor het optimaal laten functioneren van de energievoorzieningen.

Kwaliteit werd het nieuwe uitgangspunt bij alle partijen, waar eerder een aantal partijen vooral gericht waren op hun eigen taken uitvoeren en geld verdienen. Van Dyck: ‘Het sleutelmoment was daarbij het moment waarop we samen om tafel gingen om nieuwe, gezamenlijke KPI’s te bepalen.’

Per kwartaal geven de samenwerkende partijen punten op de 27 samengestelde KPI’s. Zo kwantificeren de samenwerkingspartners de actuele kwaliteit van het integrale beheer van de wko, het binnenklimaat en de algemene tevredenheid.

Vertrouwen

‘Juist omdat we nu open kaart spelen en alles met elkaar doorspreken, weten we zeker dat het meerjarenplan voor de toekomst goed zit’, legt Rutsen uit. Van den Heuvel vult aan: ‘Wat mooi is, is dat we elkaar blind vertrouwen. Zonder vertrouwen in elkaar is een samenwerking zoals wij die hier hebben niet mogelijk. We zijn niet per se op winst uit, maar op de prestaties. Die boterham die we eruit halen volgt dan wel.’

Opvallend is dat de 5 mannen herhaaldelijk de goede onderlinge sfeer noemen. ‘We zijn heel dynamisch en veeleisend, zonder dat het onplezierig wordt’, geeft Ramakers aan.

Trots

Die aanpak werpt zijn vruchten af. Rutsen: ‘Met Bolduc willen we een totaalconcept aanbieden voor kantoorgebruikers. Met een hoge kwaliteit qua leefomgeving, duurzame bouwmaterialen en een hoogwaardig buiten- en parkeerterrein.’ Het kantorencomplex beschikt daarnaast over QR-codes waarmee mensen op hun werkplek de verlichting en het klimaat via een app kunnen regelen.

‘Bij het renoveren van de verdiepingen zorgen we daarnaast dat er altijd een gerenoveerde verdieping als buffer zit tussen de huurders en de etage die we renoveren’, aldus Van den Heuvel. ‘De huurders, maar ook de projectmedewerkers, zijn ook trots om hier te mogen werken. Mensen hebben het hier in de lift over hoe mooi het hier is en dat het zo fijn is om hier te mogen werken. Dat is misschien wel het grootste compliment dat wij als samenwerkingspartners ongevraagd kunnen krijgen.’

Fotografie: Peter de Koning.